Matbutikskedjan Willys serviceorganisation har funnits i strax över 10 år och utför serviceuppdrag för kedjans butiker. I arbetsuppgifterna ingår bland annat felsökning och reparation av kassadiskar och truckar – men även underhållsarbete i butikerna i form av butiksinredning och måleri.

Innan serviceorganisationen gick över till Workorder, skrev de ut arbets- och serviceorder på papper. Anteckningar om till exempel använt material och tidsåtgång skrevs för hand på orderna, vilket gjorde informationen svårläst och ibland omöjlig att tyda. I takt med att verksamheten växte blev pappershanteringen ohållbar och Willys serviceorganisation beslutade att det var dags att börja arbeta digitalt.

– Jag blev tipsad om Workorder efter att ha diskuterat vårt dåvarande arbetssätt med en branschkollega. Efter närmare efterforskning tyckte jag att systemet såg ut att passa oss, så då tog jag kontakt, säger Stefan Olausson, Service- och inköpschef för butiksutrustning på Willys.

"Idag är det i stället ordning och reda och vi sparar runt 20–30 timmar i veckan på att arbeta digitalt."

– Stefan Olausson, Service- och inköpschef för butiksutrustning på Willys serviceorganisation

Willys serviceorganisation valde mellan två leverantörer och landade i att Infobric Workorder var den tjänst som bäst täckte verksamhetens behov. Kraven de ställde på projekthanteringstjänsten var bland annat att det skulle gå att hantera artiklar, skapa och fylla i checklistor samt tidrapportera. Genom att välja Workorder uppfylldes samtliga krav. Idag har organisationen arbetat med Workorder i många år och konstaterar att det administrativa arbetet har minskat markant.

– Jämför jag vårt nuvarande arbetssätt med hur vi arbetade tidigare så är skillnaden stor. Hade vi fortsatt med pappersorder hade vi behövt anställa någon på heltid för att sköta det administrativa. Idag är det i stället ordning och reda och vi sparar runt 20–30 timmar i veckan på att arbeta digitalt. Jag rekommenderar gärna Workorder till andra eftersom det både sparar tid och är prisvärt, säger Stefan Olausson.