Pappersarbete som tog tid och energi

Lind Jensen Machinery, grundat 1964, är en ledande producent av hydraulcylindrar, pumpar, omrörare och gödselsystem med verksamhet i Danmark, Indien och Kina. Med så stor verksamhet är det med andra ord extra viktigt med ett smidigt arbetsflöde, något de till en början inte hittade hem i. I många år skötte de sin orderhantering på papper. Teknikerna fick blanketter där kunduppgifter, artikelnummer och arbetsdetaljer skrevs för hand. Allt skulle senare matas in av en annan person i affärssystemet.

– Vi hade en anställd som spenderade all sin tid med att föra in kundnummer, adresser och arbetsuppgifter manuellt från papper och in i det dåvarande systemet. Ibland fyllde teknikerna i och lämnade in sina papper direkt, ibland kom de tillbaka med dem flera dagar senare. Det var mycket som kunde falla mellan stolarna, berättar Laila Agerbo Frederiksen, IT Project Manager på LJM.

"Vårt byte till Workorder tillsammans med Monitor ERP och Infobric Fleet har varit en enorm framgång! Det är så roligt att se hur bra teknikerna trivs med att jobba på det här sättet!"

– Laila Agerbo Frederiksen, IT Project Manager på Lind Jensen Machinery

Det fanns fler problem än bara tidsförlust:

• Otydlig handstil gjorde det svårt att tolka uppgifterna och ökade risken för fel.

• Papperslappar riskerade att tappas bort eller bli liggande i flera dagar.

• Dubbelarbete med manuell inmatning i systemet.

• Svårt att följa historik och se tidigare utförda arbeten.

• Brist på överblick i realtid över personal och pågående uppdrag.

• Brist på översikt över lagret

Med sju servicebilar och tio tekniker på fältet kostade dessa brister både tid och pengar och ledde till en hel del frustration.

Ett digitalt lyft som förenklade vardagen

När stödet för det gamla ERP-systemet började fasas ut tog LJM i oktober 2022 beslutet att gå över till Monitor ERP – ett affärssystem som dessutom är byggt specifikt för tillverkande företag. För att knyta ihop verksamheten ytterligare och även få en bättre arbetsorderhantering, valde man att integrera systemet med Workorder.

Laila minns tydligt hur valet föll på Workorder.

– Jag fick tipset av en medarbetare på Monitor att prata med några olika leverantörer av service- och orderhanteringssystem. På en mässa träffade jag Workorder, och efter en demo blev det väldigt tydligt att det var helt rätt system för oss. Till skillnad från andra system så krävdes inga speciallösningar – integrationen fungerade direkt!

I september 2024 gick de live med Workorder och det gav dem det digitala flödet de saknat. Nu får teknikerna all information de behöver för sina arbetsdagar direkt i surfplattan eller mobilen. Arbetsordrar, material och servicehistorik är alltid tillgängligt. När de åker ut på ett jobb kan de se exakt vad som gjorts där tidigare och vad som ska göras nu. 

"Vi sparar en hel timme varje dag tack vare att vi slipper allt manuellt dubbelarbete!"

– Laila Agerbo Frederiksen, IT Project Manager på Lind Jensen Machinery

– Planeringen sköts centralt från kontoret, säger Laila och fortsätter: Teknikerna behöver bara se till att plattan är laddad, sedan har de allt de behöver för en enkel och trygg arbetsdag.

En annan viktig förbättring har varit materialhanteringen. Tidigare behövde LJM manuellt ändra lagerställe för delar som plockats från servicebilarna, något som ofta ledde till förseningar och risk för fel.

– Nu kan teknikerna själva välja rätt lagerställe direkt i Workorder när de registrerar materialet. Tack vare integrationen så uppdateras Monitor automatiskt och systemet vet exakt vilken bil som delarna har tagits från. Det gör att lagersaldot stämmer direkt och att rätt reservdel ligger redo i bilen när teknikern kommer tillbaka, förklarar Laila.

Hon beskriver den nya funktionen som ett stort lyft för hela verksamheten.

– Det är helt enkelt den bästa funktionen vi har fått på plats. För oss betyder det mindre administration, mindre risk för misstag och mycket snabbare flöde mellan fält och kontor.

För LJM internt har den nya lösningen alltså både gett enklare vardagar och färre fel – men vinsterna märks också utåt. För deras kunder innebär det tydligare underlag och en trygghet i faktureringen. Med bättre koll på både material och timmar blir dialogen smidigare redan från start.

Tidsvinster, nöjda tekniker och bättre kunddialog

Förändringen blev tydlig redan första veckan.

– Vi sparar en hel timme varje dag tack vare att vi slipper allt manuellt dubbelarbete, berättar Laila. Tidigare gick det åt enormt mycket tid till att jaga rätt på papperslappar, tyda handskrivna anteckningar, mejla ut orderinformation till varje tekniker en och en, och sedan manuellt föra in all data i systemet. Nu är allt digitalt och direktkopplat till Monitor.

Teknikerna tog snabbt till sig det nya arbetssättet.

– Vi trodde att några skulle slänga surfplattan i vägrenen och köra i väg, säger Laila med ett skratt. Men det blev precis tvärtom! Alla håller hårt i plattan och beskriver lättat hur de nu har full kontroll över sitt arbete.

Implementeringen gick dessutom snabbt och smidigt, berättar Laila.

– Först testade två tekniker systemet under en vecka – men redan efter tre dagar ville de ha med resten av teamet. De bjöd själva in sina kollegor, körde en kort introduktion, och på bara några timmar var alla tio tekniker i gång! Det var en succé från start!

Vinsterna märks även i ekonomin. Faktureringen går snabbare, de missar inte längre att debitera för alla timmar och service kan planeras långt i förväg, vilket gör att de redan idag enkelt kan se vilka arbeten – och intäkter – som kommer in månader framåt i tiden.

"Vi trodde att några skulle slänga surfplattan i vägrenen och köra i väg, säger Laila med ett skratt. Men det blev precis tvärtom! Alla håller hårt i plattan och beskriver lättat hur de nu har full kontroll över sitt arbete. "

– Laila Agerbo Frederiksen, IT Project Manager på Lind Jensen Machinery

Tillskottet Infobric Fleet ger full koll på rutter och resurser.

Infobric Fleet, som är en nära integrationspartner till Workorder, är det senaste tillskottet i LJMs digitala resa och har snabbt blivit ett viktigt stöd i vardagen för att förbättra resurs- och ruttplaneringen. GPS-spårningen och fordonsöversikten i Fleet har gett ledningen helt nya möjligheter att planera resurser och rutter smartare.

Med hjälp av rese-loggar från Fleet och registrerade arbetstimmar i Workorder kan LJM alltid visa exakt och pålitliga data när fakturor diskuteras. Det gör inte bara att faktureringen blir mer korrekt, utan också att de slipper diskussioner om arbetade timmar eller körsträckor.

– Det skapar en trygghet, både för oss och kunderna. Nu har vi bättre koll på timmar som vi tidigare tappade bort, och vi får en helt annan överblick över arbetade timmar, körtid och körda kilometer. Det ger oss bättre insikter, gör faktureringen mer korrekt och gör att vi inte längre missar att debitera arbetstid eller körsträckor.

"För oss betyder det mindre administration, mindre risk för misstag och mycket snabbare flöde mellan fält och kontor."

– Laila Agerbo Frederiksen, IT Project Manager på Lind Jensen Machinery

En framgång som inspirerar andra

Laila har också glatt agerat referens för systemet för de Monitorkunder som är nyfikna, något hon säger att hon gladeligen gör.

– Jag har redan pratat med flera företag som varit intresserade av Monitor och som vill höra om integrationen mellan Monitor ERP och Workorder först. Jag visar gärna hur vi jobbar och hur integrationen mellan systemen har hjälpt oss, berättar Laila.

Hon förklarar också att det har varit just styrkan i integrationen mellan systemen som gör Monitor ERP och Infobric Workorder så intressant för de företag hon har pratat med.

För Laila är det tydligt att satsningen har förenklat vardagen. Samarbetet flyter nu bättre mellan fält och kontor. Hon sammanfattar känslan i organisationen

– Vårt byte till Workorder tillsammans med Monitor ERP och Infobric Fleet har varit en enorm framgång! Det är så roligt att se hur bra teknikerna trivs med att jobba på det här sättet!

Tydliga vinster för LJM

• En hel timme sparad – varje dag

• Bättre överblick och planering

• Självständiga och nöjda tekniker

• Effektivare lager- och materialhantering

• Snabbare och mer korrekt fakturering

• Förbättrat samarbete mellan kontor och fält